こんにちは!ひとり経営者専門コンサルタント/税理士の門脇です。

今回はひとり経営者の方向けに業務効率化の一案として
電子契約についてのご紹介になります。

メリット・デメリット

メリット

  • コストカット

金銭面では印紙代が不要であることが挙げられます。

定期的に印紙が必要になる売買契約書、請負契約書を締結する方にとっては
相当な金額になるのではないでしょうか。

また税務調査において、印紙貼付もれ、貼付金額誤りによるペナルティによる追加納付のリスクを回避できます。

印紙税のペナルティは高額です。
最大で本来貼付すべき金額の3倍の金額になります。

※参考 国税庁|印紙を貼り付けなかった場合の過怠税

その他にも製本にかかる費用、郵送代
従業員やパートの方が作業をされている場合、人件費も削減できます。

  • 時間短縮

契約書は各社によって様式が様々で
印紙税要否の判断に時間を要する、時には頭を悩ますケースがございます。

そういった判断をする時間をカットできますし
製本、郵送作業も不要です。

また押印のやりとりも不要ですので
書面と比べて契約締結完了するまでの時間も短縮できます。

  • タイムスタンプ機能を活用する

システムによると思いますが、タイムスタンプ機能が備わっている場合

外部との契約締結だけでなく、取締役会等の議事録などでも活用の余地があります。

デメリット

  • 管理コスト

電子契約を利用するには、システム導入をしなければなりません。

提供会社の料金を一部ですが、調べてみました。

会計ソフトでマネーフォワード又はfreeeを使用している方であれば
費用面では、同社が提供しているシステムを利用するのが良いかと考えられます。

マネーフォワードユーザーの場合は、一部機能利用制限付きですが、現在無料で使用できます。

提供会社料金(税抜)
クラウドサイン10,000円~/月~+200円/件
GMOサイン8,800円~/月~+100円~/件
ドキュサイン15ドル~/月
マネーフォワード800円~/月
freee不明

  • 管理作業

電子取引に該当するため、R6.1月から電子帳簿保存法に則り管理しなければなりません。

※現在はデータを印刷し紙保存してもOK

下記の通り、真実性の要件(①~④)のいずれか+可視性の要件を満たさなければなりません。

導入を予定しているシステムにおいて、電帳法適用に対応しているか確認をオススメします。

参考:マネーフォワード|電子帳簿保存法について

出典:国税庁|電子帳簿保存法が改正されました。
  • 電子契約できない契約もある

一部電子契約が認められていない契約もあるので
注意が必要ですね。

参考:クラウドサイン|電子化に規制が残る文書と契約類型のまとめリスト(2022年5月法改正反映版)

実際の使用感(マネーフォワードクラウド契約)

私はマネーフォワードユーザーなので
マネーフォワードクラウド契約を使用しています。

感想としては圧倒的に便利です。

手順としては大きく4ステップになります。

①契約書類の作成

②書類をPDFにし、署名し先方にシステムを通してメールにて送付

③先方に了承、署名して頂く

④契約締結完了

全ての作業を電子上で完結できます。

私は不器用なので勤務時代製本作業に四苦八苦しておりました笑

上述の通り金銭的にも時間的にもコスト削減ができるので
導入をオススメしております。

余談ですが、自治体でも導入されているんですね。

政令指定都市で初だそうです。さすが神戸市!

神戸市|電子契約を本格導入します

まとめ

ひとり経営者の方は、金銭面だけでなく時間コストの削減も重要なポイントと考えられます。

業種・業態等により効果の度合いは異なると思いますが
私は電子契約の導入をおすすめしております。

こういったツールについては積極的に導入していきたいですね。

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投稿者プロフィール

門脇頼介
門脇頼介
ひとり経営者専門コンサルタント/税理士 門脇頼介
関西学院大学商学部卒。
かどわき会計事務所代表。1990年生まれ、神戸在住。

無職のまま大学を卒業してしまう。就職に苦戦し何とか入社した税理士事務所でも、全く戦力にならず途方に暮れる。

積極的に手を挙げることで徐々に仕事が出来るようになる。また税理士試験も順調に合格することができ、お客様に感謝される機会も増え社会人として充実する。

怒号が響く、所長の機嫌に右往左往する職場環境に嫌気がさし転職するが、転職先でも採算が合わない、相性の合わない顧客との対応に苦慮する。また急速な拡大を目指す組織では従業員の退職が相次ぎ、職場環境が悪化するのを目の当たりにし、違和感を覚える。

その後独立開業する。組織のしがらみに囚われない、規模の拡大を目指さないが、仕事もプライベートも充実させる生き方を目指している。ひとり経営者の支援に特化しており、日々奔走中